企业规章制度，是指用人单位根据国家劳动法律、法规，结合用人单位自身特点制定的、明确劳动环境和条件、调整劳动关系、规范当事人之间行为的各种规定、标准等制度的总称。
简单一点来说，也就是用人单位用来告诉员工在企业中，什么可以做，什么必须做，什么禁止做以及违反相关规定的后果。
俗话说：“无规矩不成方圆”，在实践中，大部分企业基本上都制定了相关制度，但在制度实施过程中，企业往往忽视了规章制度的法律效力的问题，因规章制度不合法、不规范而使企业陷入劳资纠纷并承担巨额赔偿的案例数不胜数，前事不忘后事之师，本文旨在对规章制度合法生效的六大常见困惑进行实操性分析，以此来点醒企业管理者，避免增加额外用工成本，减少诉讼风险。
一、规章制度如果在内容或制定程序上不符合法律规定，会有哪些潜在风险呢？
1、因失去法律效力而不能作为裁判依据。
最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条明确规定：用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。未满足“民主程序制定”、“合法”、“公示”三个条件的规章制度，在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。也就是说即使有制度，也得不到法院认可支持。
2、给劳动者造成损害，企业可能承担赔偿和行政责任。即由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
3、劳动者可以随时解除劳动合同。【《劳动合同法》第三十八条】
4、企业失去实现用工自主权的手段和保障。
二、规章制度是不是公司管理层制定后就生效？
根据《劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定。
可见，规章制度的合法有效是需要企业经过民主程序协商讨论确定的，不能由公司管理层单方进行制定并实施，否则，企业所制定的规章制度不发生法律效力，对劳动者不具有约束力。
参考案例：某企业对员工调岗降薪，因《市场部人员编制、薪酬及考核管理办法》系企业单方制定、未经民主程序协商且未公示告知，被判赔经济补偿金近3万元。—(2014)芙民初字第2822号
三、公司内部各个部门制定规章制度是否有效？
不一定。
在《劳动法》、《劳动合同法》以及《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条均规定，依法制定的规章制度的主体是“用人单位”。而企业内部的各个部门不具有劳动规章制度的制定主体资格，是无权制定规章制度的，其只能参与劳动规章制度的制定活动。因此，企业某个部门制定并以部门名义发布的规章制度不存在法律效力。
提示：母公司、总公司制定的规章制度不能直接简单适用于子公司、分公司的管理中。如果用人单位希望将集团或者总公司等的劳动规章制度适用于子公司、分公司，可以考虑下级单位在本单位中对上级单位的制度内容履行民主公示程序，转化为适用于自身的规章制度，从而以防范规章制度被认定无效的法律风险。
四、规章制度是不是向员工进行公示了就有效？
不一定。
依法制定规章制度，是保证其内容合法的基础。我国《劳动法》、《劳动合同法》，以及最高人民法院《关于审理劳动争议案适用法律若干问题的解释》都明确规定企业制定的规章制度不得违反国家法律、行政法规及政策规定。这里的“合法”是指不违反所有的法律、法规和规章，包括宪法、法律、行政法规、地方性法规、民族自治地方依法制定的自治条例和单行条例等。
因此，违反法律法规的规章制度是无法律效力的。举个例子，有的企业规章制度规定“劳动者自愿不缴纳社会保险”、“加班是对公司的一种奉献”、“禁止公司员工恋爱结婚，否则一方必须立刻离开公司”等等，这类规章制度由于和法律相抵触而不具有法律效力。
因此，企业在制定规章制度时，必须进行合法性评议和审查，做到制度内容合法合理。
五、为何开除违反企业规章制度的员工，居然还被判违法解除？
在诸多的劳动争议案件中，劳动者是否“严重违反用人单位的规章制度”成为劳资双方的争议焦点。而在此类案件中，企业往往由于规章制度不健全、内容不合法、制定程序不完备，或者在执行中缺乏必备的证据，使得企业处于被动地位，因此导致企业败诉的案例不胜枚举。那么，问题出在哪里呢？一方面的原因就在于企业内部规章制度不具有可操作性。什么是严重违反规章制度的行为？损失达到何种程度才构成“重大损失”？如何才构成“严重失职”？企业如果不能拿出充分证据证明上述事实的，即使企业有制度规定，法院也极有可能认定企业违法解除。《劳动合同法》第八十二条的规定，企业违法解除劳动者，应向劳动者支付违法解除赔偿金。
因此，具有可操作性的规章制度才具有管理上的灵魂。用人单位应当依据本单位的生产经营情况，将规章制度具体化，制定具有可操作性且不易引起争议的条款。凡是违纪处罚，一定要有书面记录，即使是口头警告，也须有书面记录，并在员工档案中保存。
参考案例：某纸厂因无证据证明员工严重违反规章制度，被判支付违法解除赔偿金16万余元——（2019）湘06民终1062号
六、如何才能走好规章制度的民主程序及公示程序？
1、履行民主程序应当进行的流程：
人力资源部制定规章制度草案→职工代表大会或全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或职工代表平等协商确定。
在这里，我们要注意的是企业应保留职工代表大会或全体职工讨论、与工会或职工代表协商的书面证据（如会议签到表、参加者签字的会议记录、讨论稿征求意见表等），以免需要举证证明时无法提供有效证据而承担不利后果。
2、企业规章制度的公示程序
常见的公示方法及举证方式优缺点
提示：建议用人单位应避免采取口头宣布、网站公布、公告栏、宣传栏张贴等公示或告知方法，以免需要举证证明时无法提供有效证据而承担不利后果。
通过以上六个常见问题的分析，我们不难发现，在人力资源法律风险管理过程中，劳动规章制度不可或缺。但是现实中，很多企业都不重视规章制度的设计和制定，有些企业虽有规章制度，但是过于简单，没有可操作性，根本发挥不了规章制度的作用，企业也无法实现长远持续发展。因此，完善的规章制度可以使企业的劳动管理行为规范化，不合理的违法的规章制度则会增加诉讼风险，最终企业承担不利后果。
简单一点来说，也就是用人单位用来告诉员工在企业中，什么可以做，什么必须做，什么禁止做以及违反相关规定的后果。
俗话说：“无规矩不成方圆”，在实践中，大部分企业基本上都制定了相关制度，但在制度实施过程中，企业往往忽视了规章制度的法律效力的问题，因规章制度不合法、不规范而使企业陷入劳资纠纷并承担巨额赔偿的案例数不胜数，前事不忘后事之师，本文旨在对规章制度合法生效的六大常见困惑进行实操性分析，以此来点醒企业管理者，避免增加额外用工成本，减少诉讼风险。
一、规章制度如果在内容或制定程序上不符合法律规定，会有哪些潜在风险呢？
1、因失去法律效力而不能作为裁判依据。
最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条明确规定：用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。未满足“民主程序制定”、“合法”、“公示”三个条件的规章制度，在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。也就是说即使有制度，也得不到法院认可支持。
2、给劳动者造成损害，企业可能承担赔偿和行政责任。即由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
3、劳动者可以随时解除劳动合同。【《劳动合同法》第三十八条】
4、企业失去实现用工自主权的手段和保障。
二、规章制度是不是公司管理层制定后就生效？
根据《劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定。
可见，规章制度的合法有效是需要企业经过民主程序协商讨论确定的，不能由公司管理层单方进行制定并实施，否则，企业所制定的规章制度不发生法律效力，对劳动者不具有约束力。
参考案例：某企业对员工调岗降薪，因《市场部人员编制、薪酬及考核管理办法》系企业单方制定、未经民主程序协商且未公示告知，被判赔经济补偿金近3万元。—(2014)芙民初字第2822号
三、公司内部各个部门制定规章制度是否有效？
不一定。
在《劳动法》、《劳动合同法》以及《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条均规定，依法制定的规章制度的主体是“用人单位”。而企业内部的各个部门不具有劳动规章制度的制定主体资格，是无权制定规章制度的，其只能参与劳动规章制度的制定活动。因此，企业某个部门制定并以部门名义发布的规章制度不存在法律效力。
提示：母公司、总公司制定的规章制度不能直接简单适用于子公司、分公司的管理中。如果用人单位希望将集团或者总公司等的劳动规章制度适用于子公司、分公司，可以考虑下级单位在本单位中对上级单位的制度内容履行民主公示程序，转化为适用于自身的规章制度，从而以防范规章制度被认定无效的法律风险。
四、规章制度是不是向员工进行公示了就有效？
不一定。
依法制定规章制度，是保证其内容合法的基础。我国《劳动法》、《劳动合同法》，以及最高人民法院《关于审理劳动争议案适用法律若干问题的解释》都明确规定企业制定的规章制度不得违反国家法律、行政法规及政策规定。这里的“合法”是指不违反所有的法律、法规和规章，包括宪法、法律、行政法规、地方性法规、民族自治地方依法制定的自治条例和单行条例等。
因此，违反法律法规的规章制度是无法律效力的。举个例子，有的企业规章制度规定“劳动者自愿不缴纳社会保险”、“加班是对公司的一种奉献”、“禁止公司员工恋爱结婚，否则一方必须立刻离开公司”等等，这类规章制度由于和法律相抵触而不具有法律效力。
因此，企业在制定规章制度时，必须进行合法性评议和审查，做到制度内容合法合理。
五、为何开除违反企业规章制度的员工，居然还被判违法解除？
在诸多的劳动争议案件中，劳动者是否“严重违反用人单位的规章制度”成为劳资双方的争议焦点。而在此类案件中，企业往往由于规章制度不健全、内容不合法、制定程序不完备，或者在执行中缺乏必备的证据，使得企业处于被动地位，因此导致企业败诉的案例不胜枚举。那么，问题出在哪里呢？一方面的原因就在于企业内部规章制度不具有可操作性。什么是严重违反规章制度的行为？损失达到何种程度才构成“重大损失”？如何才构成“严重失职”？企业如果不能拿出充分证据证明上述事实的，即使企业有制度规定，法院也极有可能认定企业违法解除。《劳动合同法》第八十二条的规定，企业违法解除劳动者，应向劳动者支付违法解除赔偿金。
因此，具有可操作性的规章制度才具有管理上的灵魂。用人单位应当依据本单位的生产经营情况，将规章制度具体化，制定具有可操作性且不易引起争议的条款。凡是违纪处罚，一定要有书面记录，即使是口头警告，也须有书面记录，并在员工档案中保存。
参考案例：某纸厂因无证据证明员工严重违反规章制度，被判支付违法解除赔偿金16万余元——（2019）湘06民终1062号
六、如何才能走好规章制度的民主程序及公示程序？
1、履行民主程序应当进行的流程：
人力资源部制定规章制度草案→职工代表大会或全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或职工代表平等协商确定。
在这里，我们要注意的是企业应保留职工代表大会或全体职工讨论、与工会或职工代表协商的书面证据（如会议签到表、参加者签字的会议记录、讨论稿征求意见表等），以免需要举证证明时无法提供有效证据而承担不利后果。
2、企业规章制度的公示程序
常见的公示方法及举证方式优缺点
提示：建议用人单位应避免采取口头宣布、网站公布、公告栏、宣传栏张贴等公示或告知方法，以免需要举证证明时无法提供有效证据而承担不利后果。
通过以上六个常见问题的分析，我们不难发现，在人力资源法律风险管理过程中，劳动规章制度不可或缺。但是现实中，很多企业都不重视规章制度的设计和制定，有些企业虽有规章制度，但是过于简单，没有可操作性，根本发挥不了规章制度的作用，企业也无法实现长远持续发展。因此，完善的规章制度可以使企业的劳动管理行为规范化，不合理的违法的规章制度则会增加诉讼风险，最终企业承担不利后果。